ישנו רגע בחייו של כל בעל עסק עצמאי, שבו החלום מתנגש חזיתית במציאות. הקמתם את העסק כדי לעסוק בתשוקה שלכם בין אם אתם אדריכלים שמשרטטים חלומות, עורכי דין שנלחמים לצדק, או יועצים פיננסיים שבונים עתיד. אבל בפועל? אתם מוצאים את עצמכם מבלים מחצית מהיום בלהיות המזכירה של עצמכם.
הטלפון מצלצל בדיוק כשאתם באמצע "דיפ וורק" (עבודה מרוכזת), ואתם נקרעים: לענות ולשבור את הריכוז, או לסנן ולהסתכן באובדן לקוח? בערב, במקום לנוח, אתם יושבים מול האקסל כדי להוציא חשבוניות, ובבוקר אתם מבזבזים שעה יקרה בניסיון לתאם פגישה עם שלושה משתתפים שונים.
התופעה הזו נקראת "תסמונת הצוואר הבקבוק", והיא הסיבה המרכזית לכך שעסקים קטנים נשארים קטנים. הפתרון, שבעבר היה שמור רק לחברות ענק, נגיש היום לכל פרילנסר בלחיצת כפתור: שירותי משרד במיקור חוץ. אז למה בעצם כדאי לכם לשחרר את האחיזה ולהעביר את המושכות המשרדיות למישהו אחר?
המזכירה היקרה בעולם (אתם)
בואו נדבר רגע על כסף, אבל מזווית אחרת. הטעות הנפוצה ביותר של בעלי עסקים היא המחשבה ש"אם אני אעשה את זה לבד, אני חוסך כסף". זוהי אשליה אופטית מסוכנת. שאלו את עצמכם: כמה שווה שעת עבודה מקצועית שלכם? נניח שאתם גובים 400 ש"ח לשעת ייעוץ. כשאתם מקדישים שעה בשבוע לתיאום פגישות, ושעה נוספת לטיפול בגבייה וניירת, אתם למעשה משלמים לעצמכם 800 ש"ח כדי לבצע עבודה אדמיניסטרטיבית.
במחיר הזה, אתם המזכירה היקרה ביותר במזרח התיכון. שירותי משרד במיקור חוץ עולים שבריר מהסכום הזה. כשאתם מעבירים את המשימות "השחורות" החוצה, אתם לא מוציאים כסף – אתם קונים את הזמן שלכם בחזרה במחיר מציאה. את הזמן שהתפנה אתם יכולים להקדיש לפיתוח עסקי, ללקוחות משלמים, או פשוט למנוחה שתשמור עליכם חדים.
להיראות כמו אימפריה
בעסקים, אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני. דמיינו לקוח פוטנציאלי שמתקשר אליכם. אם אתם עונים לו מתנשפים תוך כדי הליכה, או כשיש רעש של ילדים ברקע, המסר שעובר הוא של עסק קטן, ביתי ואולי קצת חובבני. זה משפיע מיד על המחיר שהוא יהיה מוכן לשלם.
לעומת זאת, כשהוא מתקשר ועונה לו קול מקצועי, רגוע ורהוט: "שלום, הגעתם למשרד של…", התמונה בראש שלו משתנה לחלוטין. פתאום יש לכם "מערך". פתאום אתם עסק רציני עם גב אדמיניסטרטיבי. שירותי משרד מאפשרים לכם לייצר תדמית של חברה מבוססת וגדולה, גם אם המשרד שלכם הוא כרגע הלפטופ בפינת האוכל. התדמית הזו בונה אמון, ואמון שווה מכירות.
רשת הביטחון נגד "פספוסים"
כמה עסקאות הפסדתם כי פשוט לא יכולתם לענות לטלפון? כשאתם בפגישה עם לקוח, בנהיגה, או בטיפול, העולם לא עוצר. הלקוח שמחפש שירות עכשיו, לא ישאיר הודעה ויחכה שתחזרו אליו מחר. הוא פשוט יחייג למתחרה הבא בגוגל.
שירותי משרד מתפקדים כשוער בפתח העסק. הם מבטיחים ששום ליד (Lead) לא נופל בין הכיסאות. גם אם אתם לא זמינים, יש מישהו שלוקח את הפרטים, מרגיע את הלקוח וקובע לו זמן לשיחה חוזרת. הידיעה שהעסק "פתוח" ומטופל גם כשאתם לא שם, מעניקה שקט נפשי שאין לו מחיר.
גמישות: בלי להתחתן עם עובדים
הפחד הגדול מצמיחה הוא המחויבות. להעסיק מזכירה כשכירה זה פרויקט: צריך למצוא לה מקום פיזי, לקנות מחשב, לשלם ביטוח לאומי, פנסיה, ימי מחלה, ולדאוג לה לתעסוקה גם בימים חלשים.
היופי בשירותי מיקור חוץ הוא הגמישות המוחלטת (Scalability). יש לכם חודש לחוץ? אתם מגדילים את חבילת השירות. יצאתם לחופשה באוגוסט או שיש האטה במשק? אתם מקטינים מינונים ומשלמים רק על מה שצריך. אין יחסי עובד-מעביד, אין פיצויי פיטורים ואין דרמות. זהו מודל עסקי רזה וחכם שמותאם לעידן החדש.
בסופו של יום, לא פתחתם עסק כדי לרדוף אחרי לקוחות שלא שילמו או כדי לריב עם הלוח ביומן. שירותי משרד הם לא רק כלי לייעול הם כלי לשמירה על השפיות והתשוקה שלכם. הם מאפשרים לכם לחזור להיות המנכ"לים, היוצרים והמומחים שנועדתם להיות, ולהשאיר את הבירוקרטיה למי שזו המומחיות שלו. ברגע שתשחררו, תגלו שהעסק לא רק שלא מתפרק הוא סוף סוף מתחיל להמריא. למידע נוסף כנסו לאתר מזכירה פלוס.
